Sí. La mejor solución es crear un sistema de control por proyectos, no solamente una hoja de ingresos y gastos. Cada compra, pago, material, cotización, deuda y cobro debe tener un identificador que permita saber a qué proyecto pertenece y cómo afectó al dinero de la empresa.

Una hoja de cálculo puede funcionar al inicio si se registran las operaciones diariamente, se concilian los saldos bancarios y se separan las entradas de datos de los reportes. También permite analizar la información por proyecto, categoría y período mediante tablas dinámicas y gráficos 3Contabilidad de gestión en Excel - Приложение 101Sep 10, 2026 · Cómo organizar la contabilidad de gestión en Excel: registro de operaciones, informes de resultados y flujos de efectivo, controles y cuándo ...101-app. Sin embargo, para declaraciones fiscales y contabilidad oficial conviene validar el sistema con un contador local.

1. Estructura general del archivo

Crea un archivo de Google Sheets con estas pestañas:

1. CONFIGURACIÓN
2. CLIENTES
3. PROVEEDORES
4. PROYECTOS
5. COTIZACIONES
6. DETALLE_COTIZACIONES
7. COMPRAS
8. DETALLE_COMPRAS
9. MOVIMIENTOS
10. CUENTAS_POR_COBRAR
11. DEUDAS_Y_PRESTAMOS
12. INVENTARIO_MATERIALES
13. CONCILIACIÓN_BANCARIA
14. RESULTADOS_MENSUALES
15. DASHBOARD

La regla más importante es:

Una fila representa una sola operación o una sola línea de material.

No combines varias compras, proyectos o conceptos en una sola celda.

2. Pestaña CONFIGURACIÓN

Utilízala para crear listas desplegables.

Catálogos recomendados

Tipos de movimiento

• Ingreso por cliente
• Compra de material
• Mano de obra
• Subcontratista
• Renta
• Combustible
• Herramientas
• Servicios
• Seguro
• Impuestos
• Comisión bancaria
• Pago de tarjeta
• Pago de préstamo
• Aportación del propietario
• Retiro del propietario
• Transferencia entre cuentas
• Otro

Métodos de pago

• Transferencia bancaria
• Tarjeta de crédito
• Tarjeta de débito
• Efectivo
• Cheque
• Crédito del proveedor
• Zelle/PayPal/Otro

Estados de cotización

• Borrador
• Enviada
• Aprobada
• Rechazada
• Convertida a proyecto
• Cancelada

Estados de proyecto

• Prospecto
• Cotizando
• Aprobado
• En ejecución
• En espera
• Terminado
• Cancelado

Categorías de materiales

• Acero estructural
• Tubo
• Lámina
• Placa
• Ángulo
• Solera
• Electrodos
• Alambre de soldadura
• Gas
• Tornillería
• Pintura
• Abrasivos
• Discos de corte
• Discos de desbaste
• Consumibles
• Equipo de seguridad
• Otros

3. Pestaña PROYECTOS

Esta será la base para separar correctamente compras y rentabilidad.

Reglas

Cada proyecto debe tener un código único:

• P-2026-001
• P-2026-002
• P-2026-003

Nunca uses solamente el nombre del cliente, porque un mismo cliente puede tener varios trabajos.

Columnas adicionales recomendadas

Añade:

• Anticipo recibido
• Saldo por cobrar
• Costo real
• Utilidad real
• Margen real
• Porcentaje de avance

Fórmulas

Saldo por cobrar:

1=G2-SUMA.SI(CUENTAS_POR_COBRAR!B:B;A2;CUENTAS_POR_COBRAR!F:F)

Costo real:

1=SUMAR.SI(MOVIMIENTOS!F:F;A2;MOVIMIENTOS!I:I)

Utilidad real:

1=G2-H2

Margen real:

1=SI.ERROR(J2/G2;0)

Si tu Google Sheets utiliza funciones en inglés, usa SUMIF, SUMIFS, IFERROR, etc., y separa los argumentos con comas.

4. Cómo resolver las compras mezcladas entre varios proyectos

Este es uno de los problemas principales de la empresa.

Método correcto: requisición y distribución por proyecto

Cuando se compre material para varios proyectos, no registres solamente:

Compra de acero - $4,000

Registra cada material como una línea y asígnale un proyecto.

Ejemplo en DETALLE_COMPRAS:

La factura del proveedor puede ser una sola, pero internamente debes dividirla por proyecto.

Fórmula del total de cada línea

1=E2*G2

Si todavía no sabes a qué proyecto pertenece

Usa un proyecto temporal:

• GENERAL
• INVENTARIO
• POR ASIGNAR

Pero debes revisar esa categoría semanalmente. No debe permanecer indefinidamente.

Material comprado para inventario

Si compras material que todavía no pertenece a ningún proyecto, regístralo como:

• Proyecto: INVENTARIO
• Tipo: Material para inventario

Cuando se utilice, registra una salida del inventario y asígnala al proyecto correspondiente.

5. Pestaña COMPRAS

Esta es la cabecera de cada compra.

La información de los materiales va en DETALLE_COMPRAS.

Fórmula del total

1=G2+H2

Enlace del recibo

Sube el recibo a Google Drive y pega el enlace en la columna correspondiente:

1=HIPERVINCULO("URL_DEL_ARCHIVO";"Ver recibo")

Esto permite auditar cada operación.

6. Pestaña COTIZACIONES

La cotización no debe ser solamente una suma de materiales. Debe calcular el costo completo del trabajo y añadir margen.

Cabecera

Detalle de la cotización

Fórmulas

Costo total:

1=D2*F2

Precio de venta con margen sobre costo:

1=G2*(1+H2)

Por ejemplo, si el costo es $1,000 y el margen sobre costo es 30%:

1=1000*(1+30%)

Resultado: $1,300.

Diferencia importante: margen sobre costo y margen sobre venta

Si quieres que la utilidad sea exactamente 30% del precio de venta, la fórmula es:

1=G2/(1-H2)

Ejemplo:

• Costo: $1,000
• Margen deseado sobre venta: 30%
• Precio correcto: $1,428.57

Para comenzar, puedes utilizar margen sobre costo, pero debes elegir un método y aplicarlo siempre igual.

7. Qué debe incluir una cotización completa

Para cada proyecto calcula:

1. Materiales directos
2. Mano de obra directa
3. Subcontratistas
4. Renta de equipo
5. Transporte y entrega
6. Consumibles
7. Desperdicio
8. Gastos indirectos
9. Contingencia
10. Utilidad
11. Impuestos
12. Total final
13. Condiciones de pago
14. Tiempo estimado
15. Vigencia de la cotización
16. Alcance y exclusiones

Ejemplo de estructura

No confundas ganancia con dinero disponible en el banco. Una empresa puede mostrar utilidad en un proyecto y aun así no tener efectivo suficiente para pagar sus obligaciones.

8. Pestaña MOVIMIENTOS

Esta será la tabla principal de entradas y salidas de dinero.

Fórmulas de control

Flujo neto de una fila:

1=I2-J2

Puedes añadir una columna llamada Neto.

Saldo acumulado:

Si Neto está en la columna N:

1=SUMA($N$2:N2)

Reglas

• Todo ingreso debe tener un proyecto o indicar GENERAL.
• Todo gasto debe tener una categoría.
• Todo gasto de proyecto debe tener un ID de proyecto.
• No registres pagos de tarjeta como si fueran otra compra.
• La compra se registra cuando ocurre.
• El pago de la tarjeta se registra como pago de deuda o transferencia, no como nuevo gasto.

9. Tarjetas, préstamos y efectivo

La deuda que mencionas es muy relevante y debe registrarse por separado.

Pestaña DEUDAS_Y_PRESTAMOS

Fórmula de saldo actual

1=Saldo inicial+Nuevos cargos+Intereses-Pagos

Fórmula de crédito disponible

1=Límite-Saldo actual

Cómo registrar una compra con tarjeta

Compra de material

En MOVIMIENTOS:

• Categoría: Material
• Salida: importe de la compra
• Cuenta: Tarjeta Visa
• Proyecto: proyecto correspondiente

Pago posterior de la tarjeta

Registra dos movimientos:

• Salida en Banco
• Entrada o reducción de saldo en Tarjeta Visa

No vuelvas a registrar el pago de tarjeta como gasto de material porque duplicarías el gasto.

Efectivo

Crea una cuenta llamada:

• Caja efectivo

Cada retiro de banco para tener efectivo debe registrarse como transferencia, no como gasto. El gasto aparece solamente cuando se utiliza el efectivo.

Ejemplo:

• Banco: salida $500
• Caja efectivo: entrada $500

Después:

• Caja efectivo: salida $150
• Categoría: combustible
• Proyecto: P-2026-001

10. Cómo comenzar con los registros antiguos

Como no tienen historial organizado, no intentes reconstruir todo de memoria.

Paso 1: Define una fecha de inicio

Por ejemplo:

Fecha de inicio del sistema: 1 de octubre de 2026.

Paso 2: Reúne documentos

• Estados bancarios
• Recibos
• Facturas de proveedores
• Facturas a clientes
• Estados de tarjetas
• Contratos de préstamos
• Pagos en efectivo
• Nómina
• Impuestos
• Compras pendientes
• Cobros pendientes

Paso 3: Registra saldos iniciales

En una tabla llamada SALDOS_INICIALES:

No mezcles el saldo de la tarjeta con el saldo del banco.

Paso 4: Marca lo que no se pueda comprobar

Usa una columna:

• Confirmado
• Estimado
• Pendiente de documento

La información estimada no debe confundirse con información verificada.

11. Pestaña CUENTAS_POR_COBRAR

Saldo

1=F2-G2

Días vencidos

1=MAX(0;HOY()-E2)

Estado

1=SI(H2=0;"Pagada";SI(HOY()>E2;"Vencida";"Pendiente"))

Esto te permitirá saber cuánto dinero debería entrar y cuándo.

12. Pestaña CONCILIACIÓN_BANCARIA

La conciliación compara tus registros con el estado real del banco.

Diferencia

1=C2-E2

La diferencia debe ser cero.

Procedimiento mensual

1. Descarga el estado bancario.
2. Importa o copia sus movimientos.
3. Compara cada operación.
4. Marca las operaciones conciliadas.
5. Investiga diferencias.
6. Revisa cargos bancarios, transferencias pendientes y cheques no cobrados.
7. Confirma que el saldo final coincida.

Una de las bases de un sistema confiable es separar la entrada de datos de los reportes y revisar la conciliación de saldos 3Contabilidad de gestión en Excel - Приложение 101Sep 10, 2026 · Cómo organizar la contabilidad de gestión en Excel: registro de operaciones, informes de resultados y flujos de efectivo, controles y cuándo ...101-app.

13. Pestaña RESULTADOS_MENSUALES

Crea una celda para seleccionar el mes:

• B1: primer día del mes seleccionado.

Por ejemplo:

101/10/2026

Ingresos del mes

1=SUMAR.SI.CONJUNTO(MOVIMIENTOS!I:I;MOVIMIENTOS!B:B;">="&$B$1;MOVIMIENTOS!B:B;"<"&FECHA.MES($B$1;1))

Gastos del mes

1=SUMAR.SI.CONJUNTO(MOVIMIENTOS!J:J;MOVIMIENTOS!B:B;">="&$B$1;MOVIMIENTOS!B:B;"<"&FECHA.MES($B$1;1))

Flujo neto

1=Ingresos-Gastos

Gastos de un proyecto

1=SUMAR.SI.CONJUNTO(MOVIMIENTOS!J:J;MOVIMIENTOS!F:F;A2)

Ingresos de un proyecto

1=SUMAR.SI.CONJUNTO(MOVIMIENTOS!I:I;MOVIMIENTOS!F:F;A2)

Utilidad por proyecto

1=Ingresos del proyecto-Gastos del proyecto

14. Diseño del DASHBOARD

El dashboard debe mostrar información para tomar decisiones, no solamente gráficos decorativos.

Indicadores principales

Coloca tarjetas grandes en la parte superior:

Fórmula de ingresos mensuales

1=SUMAR.SI.CONJUNTO(MOVIMIENTOS!I:I;MOVIMIENTOS!B:B;">="&$B$1;MOVIMIENTOS!B:B;"<"&FECHA.MES($B$1;1))

Fórmula de deuda total

1=SUMA(DEUDAS_Y_PRESTAMOS!H:H)

Fórmula de cuentas por cobrar

1=SUMA(CUENTAS_POR_COBRAR!H:H)

15. Gráficos recomendados

En Google Sheets:

1. Selecciona la tabla de origen.
2. Ve a Insertar → Gráfico.
3. Elige el tipo de gráfico.
4. Colócalo en la pestaña DASHBOARD.
5. Configura el título y los colores.

Gráfico 1: ingresos contra gastos

Tipo:

• Columnas
• Eje horizontal: meses
• Serie 1: ingresos
• Serie 2: gastos

Gráfico 2: flujo de efectivo

Tipo:

• Línea
• Eje horizontal: fechas
• Serie: saldo acumulado

Gráfico 3: gastos por categoría

Tipo:

• Dona o pastel

Usa solamente si hay pocas categorías. Si tienes muchas, utiliza barras.

Gráfico 4: rentabilidad por proyecto

Tipo:

• Barras
• Eje horizontal: proyectos
• Serie: utilidad

Gráfico 5: cuentas por cobrar por antigüedad

Clasifica:

• No vencida
• 1–30 días
• 31–60 días
• 61–90 días
• Más de 90 días

Gráfico 6: deuda por acreedor

Tipo:

• Barras
• Acreedor
• Saldo pendiente

Los dashboards de Excel o Sheets son más útiles cuando contienen indicadores, gráficos y tablas de control conectados a una base de datos ordenada 7Dashboard en Excel: cómo crearlo, ejemplos y plantilla gratisAprende paso a paso a crear un dashboard en Excel con KPIs, gráficos y ejemplos prácticos. Descarga plantilla gratis.ninjaexcel.

16. Alertas importantes

Aplica formato condicional:

Proyecto sobre presupuesto

1=Costo_real>Costo_presupuestado

Color: rojo.

Factura vencida

1=Y($H2>0;$I2>0)

Color: rojo.

Margen bajo

1=Margen_real<20%

Color: amarillo o rojo.

Saldo de banco negativo

1=Saldo<0

Color: rojo.

Crédito de tarjeta muy utilizado

1=Saldo_actual/Límite>=80%

Color: rojo.

17. Flujo de trabajo semanal

Cada día

• Registrar ingresos.
• Registrar compras.
• Adjuntar recibos.
• Asignar proyecto.
• Registrar pagos en efectivo.
• Actualizar cuentas por cobrar.

Cada semana

• Revisar compras POR ASIGNAR.
• Revisar proyectos sobre presupuesto.
• Revisar facturas vencidas.
• Revisar deuda próxima a vencer.
• Comparar banco y movimientos.
• Verificar que todo gasto tenga documento.

Cada mes

1. Descargar estados bancarios.
2. Conciliar cada cuenta.
3. Conciliar tarjetas.
4. Revisar préstamos.
5. Cerrar el mes.
6. No modificar meses cerrados sin dejar una nota.
7. Revisar utilidad por proyecto.
8. Preparar reporte para el contador.
9. Revisar flujo de efectivo de los siguientes 30 días.
10. Revisar si existen fondos suficientes para nómina, materiales, impuestos y deudas.

18. Presupuesto de flujo de efectivo

Además del registro histórico, crea una pestaña FLUJO_PROYECTADO.

Saldo proyectado

En la primera fila:

1=Saldo_inicial+D2-E2

En las filas siguientes:

1=F2+D3-E3

Esto ayuda a detectar con anticipación cuándo la empresa no tendrá dinero suficiente, aunque tenga proyectos aprobados.

19. Control de inventario

En INVENTARIO_MATERIALES:

Existencia actual

1=D2+E2-F2

Valor del inventario

1=G2*H2

Usa una salida de inventario cuando el material se consuma en un proyecto. De esa forma, el costo queda asignado al trabajo correcto.

20. Controles para evitar errores

Protege las pestañas que contienen fórmulas:

• DASHBOARD
• RESULTADOS_MENSUALES
• PROYECTOS, en las columnas calculadas
• DEUDAS_Y_PRESTAMOS, en las columnas de saldo
• INVENTARIO_MATERIALES, en las columnas calculadas

Deja editables principalmente:

• MOVIMIENTOS
• COMPRAS
• DETALLE_COMPRAS
• COTIZACIONES
• DETALLE_COTIZACIONES
• CUENTAS_POR_COBRAR

También:

• Congela la primera fila.
• Activa filtros.
• Usa validación de datos.
• No borres movimientos; corrígelos con una operación de reversión.
• Guarda los recibos en Drive.
• Añade una columna Creado por.
• Añade una columna Fecha de registro.
• Haz una copia de seguridad mensual.

21. Qué debes hacer primero

Semana 1: instalación

1. Crear el archivo.
2. Crear las pestañas.
3. Configurar catálogos.
4. Registrar cuentas bancarias.
5. Registrar tarjetas y préstamos.
6. Establecer la fecha de inicio.
7. Introducir saldos iniciales.

Semana 2: proyectos y documentos

1. Crear todos los proyectos activos.
2. Crear clientes y proveedores.
3. Registrar facturas pendientes.
4. Registrar cotizaciones actuales.
5. Clasificar recibos.
6. Crear códigos de proyecto.

Semana 3: operación diaria

1. Registrar cada compra.
2. Dividir cada factura por proyecto.
3. Registrar cada cobro.
4. Registrar cada pago.
5. Adjuntar documentos.
6. Revisar el dashboard.

Semana 4: cierre

1. Conciliar bancos.
2. Conciliar tarjetas.
3. Revisar deudas.
4. Comparar costo estimado contra costo real.
5. Revisar utilidad de cada proyecto.
6. Crear el primer reporte mensual.

22. Reporte mensual que debe salir del sistema

Al terminar cada mes, debes poder responder:

• ¿Cuánto dinero entró?
• ¿Cuánto dinero salió?
• ¿Cuál es el saldo real en bancos?
• ¿Cuánto efectivo existe?
• ¿Cuánto deben los clientes?
• ¿Cuánto debe la empresa?
• ¿Cuánto se pagó en tarjetas?
• ¿Cuánto se gastó en materiales?
• ¿Cuál proyecto fue rentable?
• ¿Cuál proyecto perdió dinero?
• ¿Qué compras aún no tienen proyecto?
• ¿Qué facturas están vencidas?
• ¿Qué pagos vencen el próximo mes?
• ¿Cuál será el saldo proyectado de efectivo?
• ¿La empresa puede pagar sus obligaciones?

La empresa debería mantener separadas tres cosas:

1. Rentabilidad: si el trabajo genera ganancia.
2. Flujo de efectivo: si hay dinero disponible hoy.
3. Deuda: cuánto dinero se debe y cuándo debe pagarse.

No registres préstamos, tarjetas, efectivo y gastos como si fueran la misma categoría. Cada uno debe tener su propia cuenta y movimiento. De lo contrario, el dashboard puede mostrar resultados duplicados o una falsa sensación de liquidez.

El problema principal parece ser una mezcla de fórmulas de Excel en español, fórmulas de Google Sheets en inglés, separadores incorrectos y referencias a columnas que no coinciden. El error #NAME? normalmente significa que Sheets no reconoce el nombre de una función o un rango 2Cómo corregir un error #¿NOMBRE? - Microsoft SupportLa principal razón por la que el #NAME? aparece en la fórmula es que hay un error ortográfico en el nombre de la fórmula. Para evitar errores ortográficos ...microsoft. No conviene ocultarlo con IFERROR hasta corregir la fórmula original 2Cómo corregir un error #¿NOMBRE? - Microsoft SupportLa principal razón por la que el #NAME? aparece en la fórmula es que hay un error ortográfico en el nombre de la fórmula. Para evitar errores ortográficos ...microsoft.

A continuación te dejo una versión corregida y más ordenada.

1. Primero corrige la configuración regional

En Google Sheets ve a:

Archivo → Configuración → Configuración regional

Te recomiendo seleccionar:

• Estados Unidos, si usarás fórmulas en inglés y comas.
• México, si quieres fechas y moneda en formato mexicano, pero tendrás que usar funciones localizadas y, en algunos casos, punto y coma.

Para evitar confusión, usaremos esta versión:

1=SUMIF(A:A,B:B,C:C)

Es decir:

• Funciones en inglés.
• Comas ,.
• Nombres de hojas entre comillas simples si tienen espacios.

Si tu hoja utiliza punto y coma, cambia las comas por ;.

2. Hoja CONFIGURACIÓN

Esta hoja no es para registrar movimientos. Es únicamente para crear listas que después aparecerán como menús desplegables.

Organízala así:

Columnas de configuración

Agrega estas categorías de gasto

• Acero estructural
• Tubos
• Lámina
• Placa
• Ángulo
• Solera
• Electrodos
• Alambre
• Gas
• Tornillería
• Pintura
• Abrasivos
• Discos de corte
• Discos de desbaste
• Equipo de seguridad
• Herramientas
• Combustible
• Transporte
• Mano de obra
• Subcontratistas
• Renta de equipo
• Seguro
• Teléfono
• Internet
• Renta del local
• Electricidad
• Impuestos
• Comisiones bancarias
• Intereses
• Pago de tarjeta
• Pago de préstamo
• Retiro del propietario
• Aportación del propietario
• Otro

Cómo crear los menús desplegables

1. Selecciona la columna donde quieres el menú.
2. Ve a Datos → Validación de datos.
3. Elige Desplegable desde un intervalo.
4. Selecciona, por ejemplo:

1CONFIGURACIÓN!A2:A7

No escribas manualmente las opciones en cada hoja. Deben salir de CONFIGURACIÓN.

3. Hoja CLIENTES

Aquí registras a las personas o empresas que te compran trabajos.

Ejemplo:

No registres aquí facturas, pagos ni materiales. Esos datos van en sus respectivas hojas.

4. Hoja PROVEEDORES

Aquí registras a quienes te venden materiales, herramientas o servicios.

No registres aquí una compra específica. La compra se registra en COMPRAS y DETALLE_COMPRAS.

5. Hoja PROYECTOS

Utiliza estas columnas exactamente:

Qué poner en cada columna

ID Proyecto

Ejemplo:

1P-2026-001

ID Cliente

Escribe el código del cliente:

1CLI-001

Cliente

Puedes escribir el nombre manualmente o hacerlo automático con:

1=IFERROR(VLOOKUP(B2,CLIENTES!A:B,2,FALSE),"")

Estado

Selecciona:

• Prospecto
• Cotizando
• Aprobado
• En ejecución
• Terminado
• Cancelado

Precio vendido

Es el importe aprobado por el cliente, antes o después de impuestos según el método que decidas. Te recomiendo registrar:

• Precio antes de impuesto en H.
• Impuesto separado en otra columna si es necesario.
• Total final en otra columna.

Costo presupuestado

Es lo que esperas gastar antes de iniciar el proyecto.

Costo real

En J2:

1=IFERROR(SUMIF(DETALLE_COMPRAS!C:C,A2,DETALLE_COMPRAS!J:J),0)

Esto supone que:

• DETALLE_COMPRAS!C:C contiene el ID del proyecto.
• DETALLE_COMPRAS!J:J contiene el costo total de cada línea.

Si también quieres incluir mano de obra, renta y otros gastos registrados en MOVIMIENTOS, usa:

1=IFERROR(SUMIF(DETALLE_COMPRAS!C:C,A2,DETALLE_COMPRAS!J:J)+SUMIF(MOVIMIENTOS!F:F,A2,MOVIMIENTOS!J:J),0)

No uses esta fórmula si los gastos de compra ya aparecen también en MOVIMIENTOS, porque los duplicarías.

Utilidad real

En K2:

1=H2-J2

Margen real

En L2:

1=IFERROR(K2/H2,0)

Dale formato de porcentaje.

Porcentaje de avance

Es cuánto trabajo se ha completado físicamente. No es una cantidad de dinero.

Ejemplo:

• Proyecto apenas iniciado: 10%
• Mitad de fabricación: 50%
• Instalación terminada: 90%
• Proyecto entregado: 100%

Puedes escribirlo manualmente en formato de porcentaje.

Si prefieres calcularlo automáticamente con tareas, crea otra hoja llamada TAREAS_PROYECTO:

Entonces, en PROYECTOS!M2:

1=IFERROR(SUMIFS(TAREAS_PROYECTO!C:C,TAREAS_PROYECTO!A:A,A2,TAREAS_PROYECTO!D:D,"Sí"),0)

Total facturado

Suponiendo que CUENTAS_POR_COBRAR tiene:

• Columna C: ID Proyecto.
• Columna F: Importe facturado.

En N2:

1=IFERROR(SUMIF(CUENTAS_POR_COBRAR!C:C,A2,CUENTAS_POR_COBRAR!F:F),0)

Total cobrado

Suponiendo que la columna G contiene lo cobrado:

1=IFERROR(SUMIF(CUENTAS_POR_COBRAR!C:C,A2,CUENTAS_POR_COBRAR!G:G),0)

Saldo por cobrar

En P2:

1=N2-O2

Esta fórmula es más segura que restar directamente el precio vendido, porque puede haber anticipos, facturas parciales o cambios de alcance.

6. Compra y detalle de compra: cómo deben sincronizarse

Sí, es posible sincronizarlos. La estructura correcta es:

• COMPRAS: una fila por factura o compra.
• DETALLE_COMPRAS: varias filas con los materiales de esa factura.

Hoja COMPRAS

Usa estas columnas:

Ejemplo:

Hoja DETALLE_COMPRAS

Usa estas columnas:

Fórmula de total por línea

En J2:

1=IFERROR(F2*H2,0)

Total automático de la compra

En COMPRAS!H2, subtotal:

1=IFERROR(SUMIF(DETALLE_COMPRAS!B:B,A2,DETALLE_COMPRAS!J:J),0)

En COMPRAS!J2, total con impuesto:

1=H2+I2

Si el impuesto está incluido dentro de cada línea, no lo sumes de nuevo en J2.

Mostrar automáticamente el proveedor

En COMPRAS!D2:

1=IFERROR(VLOOKUP(C2,PROVEEDORES!A:B,2,FALSE),"")

Mostrar materiales de una compra

Puedes crear una zona de consulta en COMPRAS, por ejemplo:

• N1: escribe el ID de compra.
• N2:

1=FILTER(DETALLE_COMPRAS!C:J,DETALLE_COMPRAS!B:B=N1)

Esto mostrará todos los materiales relacionados con esa compra.

Total gastado por proyecto

En PROYECTOS!J2:

1=IFERROR(SUMIF(DETALLE_COMPRAS!C:C,A2,DETALLE_COMPRAS!J:J),0)

Esta fórmula suma todas las líneas de compra cuyo ID de proyecto coincida.

Ejemplo

Si P-2026-001 aparece en cinco líneas de DETALLE_COMPRAS, la fórmula sumará las cinco.

Compra para varios proyectos

La misma factura puede tener varias líneas:

La factura total será $1,650, pero cada proyecto recibirá solamente su parte.

7. Recibo/archivo: cómo corregir #ERROR!

Lo más sencillo es no usar una fórmula.

En COMPRAS!L2 pega directamente el enlace de Google Drive:

1https://drive.google.com/...

Para crear un enlace visible puedes usar:

1=HYPERLINK("https://drive.google.com/...","Ver recibo")

Si tu configuración está en español, prueba:

1=HIPERVINCULO("https://drive.google.com/...","Ver recibo")

El error aparece normalmente porque se mezcló:

• HYPERLINK con HIPERVINCULO.
• Comas con punto y coma.
• Una URL incompleta.
• Una referencia a una celda vacía.

Para evitar problemas, te recomiendo pegar el enlace directamente hasta que el resto de la plantilla funcione.

8. Hoja DEUDAS_Y_PRESTAMOS

Usa estas columnas:

Qué debes registrar

Saldo inicial

Lo que debías al comenzar el sistema.

Nuevos cargos

Nuevas compras realizadas con la tarjeta o nuevos préstamos recibidos.

Intereses

Intereses cobrados por el banco.

Pagos realizados

Abonos a esa deuda.

Saldo actual

En I2:

1=IFERROR(E2+F2+G2-H2,0)

Si el resultado es #ERROR!, revisa que E2:H2 contengan números, no textos como $1,000 USD.

Crédito disponible

En N2:

1=IFERROR(M2-I2,0)

Para un préstamo que no tiene límite, deja M2 vacío.

Ejemplo

Importante: no dupliques los pagos de tarjeta

Cuando compras material con tarjeta:

• Registra el gasto en DETALLE_COMPRAS.
• Registra la deuda de la tarjeta.

Cuando después pagas la tarjeta:

• Registra salida del banco.
• Reduce la deuda de la tarjeta.
• No vuelvas a registrar el pago como gasto de material.

9. Hoja RESULTADOS_MENSUALES

Primero coloca:

Usa estas columnas:

Ingresos del mes

Suponiendo que:

• MOVIMIENTOS!B:B es Fecha.
• MOVIMIENTOS!I:I es Entrada.

1=SUMIFS(MOVIMIENTOS!I:I,MOVIMIENTOS!B:B,">="&$B$2,MOVIMIENTOS!B:B,"<"&EDATE($B$2,1))

Gastos del mes

Suponiendo que MOVIMIENTOS!J:J es Salida:

1=SUMIFS(MOVIMIENTOS!J:J,MOVIMIENTOS!B:B,">="&$B$2,MOVIMIENTOS!B:B,"<"&EDATE($B$2,1))

Flujo neto

En la celda de resultado:

1=B3-B4

No uses una fórmula con el nombre Ingresos o Gastos salvo que hayas creado rangos con nombre. Si escribes esos nombres sin definirlos, Google Sheets puede mostrar #NAME?.

Deuda total

1=SUM(DEUDAS_Y_PRESTAMOS!I:I)

Cuentas por cobrar

Si la columna H de CUENTAS_POR_COBRAR es Saldo:

1=SUM(CUENTAS_POR_COBRAR!H:H)

Utilidad por proyecto

Crea una tabla debajo:

En A10 coloca el ID del proyecto.

Ingresos

1=IFERROR(SUMIF(CUENTAS_POR_COBRAR!C:C,A10,CUENTAS_POR_COBRAR!G:G),0)

Costos de compras

1=IFERROR(SUMIF(DETALLE_COMPRAS!C:C,A10,DETALLE_COMPRAS!J:J),0)

Utilidad

1=B10-C10

Margen

1=IFERROR(D10/B10,0)

Si los ingresos del proyecto todavía no han sido cobrados, puedes usar el importe facturado en vez del importe cobrado. Solo debes mantener el criterio igual todos los meses.

10. Cotizaciones: estructura corregida

Tienes razón: faltaban la mano de obra estimada, gastos indirectos y un resumen completo.

Hoja COTIZACIONES

Una fila por cotización:

Hoja DETALLE_COTIZACIONES

Tipo

Puedes usar:

• Material
• Mano de obra
• Consumible
• Transporte
• Subcontratista
• Renta de equipo
• Otro

Costo total

En G2:

1=IFERROR(D2*F2,0)

Fórmulas de resumen de cotización

Suponiendo que COTIZACIONES!A2 contiene el ID de cotización:

Costo directo de materiales y otros

1=SUMIFS(DETALLE_COTIZACIONES!G:G,DETALLE_COTIZACIONES!A:A,A2,DETALLE_COTIZACIONES!B:B,"Material")
2+SUMIFS(DETALLE_COTIZACIONES!G:G,DETALLE_COTIZACIONES!A:A,A2,DETALLE_COTIZACIONES!B:B,"Consumible")
3+SUMIFS(DETALLE_COTIZACIONES!G:G,DETALLE_COTIZACIONES!A:A,A2,DETALLE_COTIZACIONES!B:B,"Transporte")

Mano de obra

1=SUMIFS(DETALLE_COTIZACIONES!G:G,DETALLE_COTIZACIONES!A:A,A2,DETALLE_COTIZACIONES!B:B,"Mano de obra")

Subcontratistas y renta

1=SUMIFS(DETALLE_COTIZACIONES!G:G,DETALLE_COTIZACIONES!A:A,A2,DETALLE_COTIZACIONES!B:B,"Subcontratista")
2+SUMIFS(DETALLE_COTIZACIONES!G:G,DETALLE_COTIZACIONES!A:A,A2,DETALLE_COTIZACIONES!B:B,"Renta de equipo")

Gastos indirectos

No son materiales específicos de un proyecto, pero son necesarios para operar:

• Renta del taller
• Electricidad
• Seguro
• Administración
• Teléfono
• Herramientas generales
• Contabilidad

Si quieres calcularlos como 10% del costo directo, en J2:

1=H2*10%

Contingencia

Puede utilizarse para desperdicio, aumentos de precio o imprevistos. Por ejemplo, 5%:

1=(H2+I2+J2)*5%

Costo total

1=H2+I2+J2+K2

Utilidad

Si deseas 30% sobre el costo:

1=L2*30%

Precio antes de impuesto

1=L2+M2

Impuesto

Si la tasa está en S1:

1=N2*$S$1

Total cotizado

1=N2+O2

La cotización debe guardar el costo estimado y el precio vendido. Después, en los resultados reales, compararás:

1Costo real - Costo estimado

11. Dashboard explicado desde cero

El dashboard no es una hoja donde se introducen operaciones. Es una pantalla de lectura.

Solo debe mostrar información que viene de las demás hojas.

Parte superior: indicadores

Crea estas tarjetas:

Tabla auxiliar mensual

En DASHBOARD, crea:

Ingresos por mes:

1=SUMIFS(MOVIMIENTOS!I:I,MOVIMIENTOS!B:B,">="&A2,MOVIMIENTOS!B:B,"<"&EDATE(A2,1))

Gastos por mes:

1=SUMIFS(MOVIMIENTOS!J:J,MOVIMIENTOS!B:B,">="&A2,MOVIMIENTOS!B:B,"<"&EDATE(A2,1))

Flujo neto:

1=B2-C2

Gráficos que debes insertar

Gráfico 1: ingresos contra gastos

1. Selecciona Mes, Ingresos y Gastos.
2. Insertar → Gráfico.
3. Selecciona gráfico de columnas.
4. Título: Ingresos vs gastos por mes.

Gráfico 2: flujo neto

1. Selecciona Mes y Flujo neto.
2. Inserta un gráfico de líneas.
3. Título: Flujo neto mensual.

Gráfico 3: gastos por categoría

Crea una tabla auxiliar con cada categoría y utiliza:

1=SUMIF(MOVIMIENTOS!D:D,A2,MOVIMIENTOS!J:J)

Después inserta un gráfico de barras.

Gráfico 4: rentabilidad por proyecto

Usa la tabla:

Inserta un gráfico de barras con la columna Utilidad.

Gráfico 5: deuda por acreedor

Usa:

Inserta un gráfico de barras.

Colores sugeridos

• Verde: ingresos, utilidad y flujo positivo.
• Rojo: gastos, deuda y flujo negativo.
• Amarillo: facturas próximas a vencer.
• Azul: proyectos y ventas.
• Gris: información general.

12. Qué no debes registrar en cada hoja

CONFIGURACIÓN

No pongas compras, pagos ni clientes individuales.

CLIENTES

No pongas facturas ni cobros.

PROVEEDORES

No pongas cada compra. Solo el catálogo del proveedor.

PROYECTOS

No pongas cada material comprado. Solo información general y resultados calculados.

COMPRAS

Pon una fila por factura o transacción de proveedor.

DETALLE_COMPRAS

Pon cada material, servicio o concepto de la factura.

MOVIMIENTOS

Pon entradas y salidas reales de dinero. No dupliques compras si ya las tienes controladas por otro método.

DEUDAS_Y_PRESTAMOS

Pon saldos, intereses, cargos y pagos de deuda. No pongas el costo original de cada material.

COTIZACIONES

Pon costos estimados y precio ofrecido al cliente.

RESULTADOS_MENSUALES

No captures operaciones manualmente; debe leer de las hojas base.

DASHBOARD

No captures nada manualmente salvo el mes de consulta, si deseas utilizar un selector.

13. Orden recomendado para corregir tu archivo actual

1. Configura la región de Google Sheets.
2. Corrige los títulos y columnas para que coincidan exactamente.
3. Borra las fórmulas con errores.
4. Empieza con una sola fila de ejemplo.
5. Comprueba que esa fila funcione.
6. Copia la fórmula hacia abajo.
7. Después crea menús desplegables.
8. Luego conecta COMPRAS con DETALLE_COMPRAS.
9. Después conecta PROYECTOS.
10. Finalmente construye RESULTADOS_MENSUALES y DASHBOARD.

No intentes corregir todo el dashboard antes de que funcionen correctamente PROYECTOS, COMPRAS, DETALLE_COMPRAS, MOVIMIENTOS y DEUDAS_Y_PRESTAMOS.